Ai fini della registrazione è richiesta la trasmissione dei dati pertinenti e disponibili sulle proprietà intrinseche delle sostanze e gli scenari d'esposizione e, ove non disponibili, la produzione di dati, comprese le sperimentazioni. Nel regolamento REACH sono stati introdotti meccanismi e procedure specifici per consentire alle società di condividere i dati esistenti prima di presentare una registrazione: la condivisione e la trasmissione comune dei dati. Lo scopo è quello di rendere il sistema di registrazione ancora più efficiente e di ridurre i costi e le sperimentazioni. La condivisione dei dati è obbligatoria per gli studi che implicano sperimentazioni sugli animali vertebrati. In linea di massima, il REACH prescrive la condivisione delle informazioni sulla base di un meccanismo di compensazione dei costi.

Il regolamento definisce diverse procedure per la registrazione e la condivisione dei dati delle sostanze "soggette a un regime transitorio"1 e delle sostanze "non soggette a un regime transitorio"2.

Regole di condivisione dei dati per le sostanze soggette a un regime transitorio

Grazie a un sistema strutturato, i potenziali dichiaranti possono entrare in contatto tra loro al fine di condividere dati e costi attraverso la pre-registrazione e i SIEF (Forum per lo scambio delle informazioni sulle sostanze).
I produttori o gli importatori3 delle sostanze soggette a un regime transitorio possono beneficiare di scadenze di registrazione più lunghe se effettuano la "pre-registrazione" delle proprie sostanze, ovvero se presentano un breve set di informazioni all'Agenzia europea per le sostanze chimiche (ECHA) tra il 1° giugno 2008 e il 1° dicembre 2008. Entro il 1° gennaio 2009, sul sito Web della ECHA verrà pubblicato un elenco di tutte le sostanze pre-registrate, congiuntamente alla prima scadenza di registrazione prevista.
In una prima fase, i pre-dichiaranti delle sostanze con gli stessi identificatori presenti nell'elenco delle sostanze oggetto di pre-registrazione dovranno stabilire se le loro sostanze sono realmente identiche ai fini della formazione dei SIEF. Il REACH prevede la formazione di un SIEF per consentire la condivisione dei dati tra i produttori e gli importatori delle sostanze soggette a un regime di transizione pre-registrate, sostanze soggette a un regime di transizione registrate senza pre-registrazione4 e possessori di informazioni sulle sostanze soggette a un regime di transizione che vengono utilizzate come prodotti fitosanitari e biocidi. Il REACH consente inoltre agli utilizzatori a valle e ad altre parti interessate (possessori di dati) che hanno e desiderano condividere informazioni pertinenti di venderle ai potenziali dichiaranti. I produttori e gli importatori possono nominare un "Rappresentante terzo" per mantenere l'anonimato nei confronti delle altre parti interessate.
Il SIEF non è un ente legale o un consorzio, ma un forum per condividere dati e altre informazioni relativamente a una determinata sostanza.
Tutti i partecipanti al SIEF sono chiamati a rispondere alle domande di informazioni provenienti da altri partecipanti e, su richiesta, mettere a disposizione degli altri partecipanti gli studi esistenti. I potenziali dichiaranti possono richiedere informazioni mancanti ad altri partecipanti al SIEF, identificare collettivamente esigenze per ulteriori studi al fine di conformarsi alle prescrizioni di registrazione, prendere appuntamenti per eseguire gli studi identificati ed esprimere la propria opinione circa la classificazione e l'etichettatura in caso di discordanze tra i potenziali dichiaranti. Possono inoltre richiedere informazioni mancanti in altri SIEF se ritengono che la loro sostanza sia sufficientemente simile alle sostanze oggetto di questi ultimi.
Il REACH offre ai potenziali dichiaranti la flessibilità di decidere come organizzare la condivisione dei dati. Per ulteriori informazioni, consultare i grafici Condivisione dei dati per le sostanze soggette a un regime transitorio, metodi individuali e collettivi.

Regole di condivisione dei dati per le sostanze non soggette a un regime di transizione e sostanze soggette a un regime di transizione senza pre-registrazione

Generalmente, la procedura implementata per avviare la condivisione dei dati per queste sostanze è nota come "procedura di richiesta". Si tratta sostanzialmente di una procedura articolata in tre fasi secondo la quale:

• il potenziale dichiarante deve chiedere a ECHA, previa registrazione, se la stessa sostanza è già stata registrata;
• ECHA favorisce il contatto tra i dichiaranti precedenti e i potenziali dichiaranti e/o altri eventuali potenziali dichiaranti;
• si organizza la condivisione dei dati tra i dichiaranti precedenti e/o i potenziali dichiaranti anche per condurre eventuali nuovi test.
• Per ulteriori informazioni, consultare il grafico Procedura di richiesta.

Una delle principali differenze rispetto alle regole previste per le sostanze soggette a un regime transitorio è il precoce coinvolgimento della ECHA e il suo ruolo nel determinare l'equivalenza delle sostanze prima di mettere in contatto tra loro i dichiaranti.

Trasmissione comune dei dati

I dichiaranti REACH sono tenuti a trasmettere congiuntamente le informazioni sulle proprietà pericolose della sostanza (studi e proposte di sperimentazione) e relativa classificazione ed etichettatura e, se d'accordo, possono trasmettere congiuntamente anche la relazione sulla sicurezza chimica (per sostanze ≥ 10 tonnellate l'anno per dichiarante) e/o le indicazioni per un utilizzo sicuro (Dati oggetto di trasmissione comune o separata ai fini della registrazione ai sensi del REACH). I dichiaranti sono tuttavia autorizzati ad astenersi dalla trasmissione comune in presenza di condizioni specifiche (costi sproporzionati, protezione delle informazioni aziendali riservate, divergenza sulla selezione delle informazioni con il dichiarante che si occupa della trasmissione comune). Il diritto di astensione può essere parziale. Il diritto di astensione non si applica agli obblighi di condivisione dei dati o alla partecipazione al SIEF. Ogni esercizio del diritto di astensione deve essere totalmente giustificato.

1. Sostanze soggette a un regime transitorio: sostanze già prodotte o importate, in determinate condizioni, prima dell'entrata in vigore del regolamento REACH (1° giugno 2007).
2. Sostanze non soggette a un regime transitorio: sostanze che non corrispondono alla definizione di sostanze soggette a un regime transitorio di cui al regolamento.
3. I produttori non UE possono nominare “Rappresentanti esclusivi" per adempiere agli obblighi spettanti agli importatori. I Rappresentanti esclusivi sono persone fisiche o giuridiche stabilite nell'Unione Europea che dispongono di un'esperienza sufficiente nella manipolazione pratica delle sostanze, nonché delle informazioni ad esse connesse. Quando viene nominato un Rappresentante esclusivo, il fabbricante non UE informa di tale designazione l'importatore o gli importatori della stessa catena di approvvigionamento. In seguito a tale comunicazione, il Rappresentante esclusivo assume il ruolo degli importatori UE e adempie ai loro obblighi di registrazione.
4. I potenziali dichiaranti delle sostanze soggette a un regime transitorio che decidono di effettuare la registrazione senza pre-registrazione saranno partecipanti obbligatori del relativo SIEF, una volta completata la registrazione. Su richiesta, sono tenuti a condividere i dati in loro possesso. Prima della registrazione, sono soggetti alla "procedura di richiesta" che si applica alle sostanze non soggette a un regime transitorio. I potenziali dichiaranti di dette sostanze dovranno interrompere la produzione o l'importazione della propria sostanza entro il 31 maggio 2008, prima di presentare la loro domanda.