Înregistrarea necesită depunerea informaţiilor relevante şi disponibile referitoare la proprietăţile intrinseci ale substanţelor şi la scenariile privind expunerea, şi, când acestea nu există, generarea de date, inclusiv testarea. Regulamentul REACH implementează mecanisme şi proceduri specifice pentru a permite companiilor să partajeze datele disponibile, înainte de realizarea unei înregistrări: partajarea datelor şi asocierea la depunerea datelor. Acestea sunt menite să sporească eficienţa sistemului de înregistrări, şi să diminueze costurile şi testările. Partajarea datelor este obligatorie în cazul studiilor care presupun teste asupra vertebratelor. Ca regulă generală, REACH impune partajarea informaţiilor pe baza unui mecanism de compensare a costurilor.

Regulamentul stabileşte proceduri diferite pentru înregistrarea şi partajarea datelor referitoare la substanţele în curs de introducere1 faţă de cele neintroduse2.

Reguli privind partajarea datelor pentru substanţele în curs de introducere

S-a pus la punct un sistem pentru asistarea potenţialilor declaranţi în a găsi parteneri cu care pot partaja informaţiile şi costurile: preînregistrarea şi Forumurile pentru Schimbul de Informaţie asupra Substanţelor (FSIS).
Producătorii sau importatorii3 de substanţe în curs de introducere ar putea beneficia de termene de înregistrare prelungite dacă îşi "preînregistrează" substanţele, cu alte cuvinte, dacă depun un set specific, prescurtat, de informaţii la Agenţia Europeană pentru Substanţe Chimice (ECHA) între 1 iunie 2008 şi 1 decembrie 2008. Până la 1 ianuarie 2009, pe site-ul ECHA se va publica o listă a tuturor substanţelor “preînregistrate”, împreună cu primul termen limită de înregistrare preconizat.
Ca prim pas, predeclaranţii de substanţe având acelaşi cod de identificare în lista substanţelor preînregistrate vor trebui să stabilească dacă substanţele lor sunt într-adevăr identice, în scopul formării forumurilor FSIS. Regulamentul REACH creează condiţiile de formare a forumurilor FSIS pentru partajarea datelor între producătorii şi importatorii de substanţe în curs de introducere preînregistrate, de substanţe în curs de introducere înregistrate fără procesul de preînregistrare4, şi deţinătorii de informaţii referitoare la substanţele deja introduse care sunt utilizate ca produse de protecţie a plantelor şi biocide. Regulamentul REACH permite de asemenea utilizatorilor din aval şi altor părţi interesate (deţinători de date) care au la dispoziţie informaţii pe care sunt dispuşi să le partajeze, să le vândă potenţialilor declaranţi. Producătorii şi importatorii pot numi un „Terţ reprezentant”, pentru a-şi păstra anonimatul în faţa celorlalţi deţinători de interese.
Un FSIS nu este o entitate juridică sau un consorţiu, ci un forum de partajare a datelor şi informaţiilor referitoare la o anumită substanţă.
Toţi participanţii la FSIS vor răspunde cererilor de informaţie din partea celorlalţi participanţi şi, la cererea acestora, le vor pune la dispoziţie studiile existente. Potenţialii declaranţi vor solicita informaţiile lipsă de la ceilalţi participanţi la FSIS, vor identifica în comun necesarul de studii suplimentare pentru îndeplinirea cerinţelor de înregistrare, vor conveni asupra modalităţilor de efectuare a studiilor identificate ca necesare şi se vor pune de acord asupra clasificării şi etichetării în cazul în care există diferende de opinie între ei. De asemenea, ei pot solicita informaţiile lipsă şi altor forumuri FSIS, în cazul în care consideră că substanţa lor este suficient de asemănătoare cu substanţele acestor alte forumuri FSIS.
Regulamentul REACH oferă potenţialilor declaranţi flexibilitatea de a decide în ce fel îşi organizează partajarea datelor. Pentru informaţii suplimentare, a se vedea schemele pentru Partajarea datelor privind substanţele în curs de introducere, căi individuale şi colective.

Reguli de partajare a datelor pentru substanţele neintroduse precum şi pentru substanţele în curs de introducere dar neînregistrate în prealabil (fără preînregistrare)

Procesul implementat pentru iniţierea partajării de date privind aceste substanţe este cunoscut sub numele de "proces de investigare". Acesta este în esenţă un proces cu trei etape, în cadrul căruia:

• potenţialul declarant trebuie să se adreseze ECHA înaintea înregistrării, pentru a afla dacă aceeaşi substanţă a fost deja înregistrată;
• ECHA facilitează contactul între declarantul (declaranţii) anterior(i) şi cel (cei) potenţial(i) sau/şi alţi potenţiali declaranţi, dacă există;
• între declaranţii anteriori şi/sau cei potenţiali se organizează procesul de partajare de date, inclusiv organizarea de posibile noi probe care trebuie efectuate.
• Pentru informaţii suplimentare, a se vedea schema Procesul de investigare.

Una din principalele deosebiri în ceea ce priveşte regulile pentru substanţele în curs de introducere este implicarea timpurie a ECHA şi rolul său în determinarea echivalenţelor dintre substanţe, înaintea facilitării contactelor dintre declaranţi.

Asocierea la depunerea datelor

Declaranţii REACH trebui să depună în comun informaţiile privind proprietăţile periculoase ale substanţelor (studii şi propuneri de testare), precum şi clasificarea şi etichetarea acestora şi pot, dacă sunt de acord, să depună în comun şi raportul chimic privind siguranţa (pentru substanţele ≥ 10 tone pe an per declarant) şi/sau îndrumarul privind utilizarea în condiţii de siguranţă (Date care trebuie depuse în comun sau separat pentru înregistrare în cadrul REACH). Declaranţii au însă dreptul să refuze asocierea la depunerea datelor în condiţii specifice (costuri disproporţionate, protejarea unor secrete comerciale, dezacord privind selecţia informaţiilor în relaţia cu declarantul care conduce asocierea). Refuzul de asociere poate fi parţial. Dreptul de a refuza asocierea nu se aplică obligaţiilor de partajare a datelor sau calităţii de membru al forumului FSIS. Exercitarea dreptului de refuz al asocierii trebuie să fie perfect justificată.

1. Substanţele în curs de introducere: substanţe deja produse sau importate, în anumite condiţii, înainte de intrarea în vigoare a regulamentului REACH la 1 iunie 2007.
2. Substanţe neintroduse: substanţe care nu respectă definiţia substanţelor în curs de introducere, aşa cum este ea expusă în regulament.
3. Producătorii non-UE pot numi “Reprezentanţi unici" pentru a îndeplini obligaţiile importatorilor. Reprezentanţii unici sunt persoane fizice sau juridice stabilite în Uniunea Europeană şi care au o experienţă suficientă privind manipularea practică a substanţelor şi informaţiile referitoare la ele. Atunci când este numit un Reprezentant unic, producătorul non-UE are obligaţia de a notifica importatorul (importatorii) din cadrul aceluiaşi lanţ de aprovizionare, despre numirea respectivă. În urma acestei notificări, Reprezentantul unic preia rolul importatorilor UE şi îndeplineşte obligaţiile acestora privind înregistrarea.
4. Potenţialii declaranţi ai substanţelor în curs de introducere, care au decis să le înregistreze fără preînregistrare, au obligaţia de a participa la forumurile FSIS aferente, odată ce le-au înregistrat. Au de asemenea obligaţia ca, la cerere, să partajeze datele pe care le deţin. Înainte de înregistrare, ei sunt supuşi “procesului de investigare” care se aplică substanţelor neintroduse. După data de 31 mai 2008, potenţialii declaranţi ai unor asemenea substanţe trebuie să înceteze producţia sau importul acestora, înaintea efectuării investigaţiei.